An electronic record as an object of records management: a historiographic review

Full Text

Электронный документ как явление информационного общества существует уже на протяжении нескольких десятилетий. За это время он стал неотъемлемой частью повседневной жизни практически каждого человека, который отличает электронный документ от документа на бумаге или другом материальном носителе, связывая электронный документ, прежде всего, с необходимостью применения современных информационно-коммуникационных средств. Вместе с тем научные дискуссии относительно теоретических вопросов понятия, сущности, свойств и признаков электронного документа и практических решений по его применению еще далеки от завершения. Они то затухают, то разгораются с новой силой в связи с необходимостью решения практических задач по развитию информационного общества. Очередным поводом актуализировать теоретические аспекты изучения электронного документа стало принятие программы «Цифровая экономика в Российской Федерации».

Как известно, термин «электронный документ» самим своим появлением обязан созданию и использованию в управлении современных информационно-коммуникационных технологий и информационных систем и начал наиболее активно использоваться в России с конца 1990-х гг. Используемый до этого времени термин «машиночитаемый документ» и производные от него термины стали совершенно непригодны ввиду принципиального изменения технологии работы с документами, обеспеченной использованием персонального компьютера [1, с. 43].

За четверть века накоплен значительный объем знаний в области изучения электронных документов и управления ими в делопроизводстве и архиве. Изучение электронных документов в российской практике началось с прикладных вопросов применения новых информационно-коммуникационных технологий в ряде отраслей народного хозяйства, а также в делопроизводстве и в системе управления в целом [2, с. 57–87; 3, с. 64; 4] и в архивном деле. Предметом изучения были главным образом возможности использования автоматизированных технологий в работе с документами, автоматизированные базы и банки данных, другие информационные системы, которые обеспечивали сбор хранение и обработку при помощи персонального компьютера самой разной информации. Новая волна научных исследований в области информатизации была связана с возможностями, которые предоставляли для работы с информацией и документами средства телекоммуникации. Возможности локальных и глобальных информационных сетей, интранет и интернет для обмена информацией, документами и их анализа, для поиска необходимых информационных ресурсов и просто для информационного взаимодействия стали предметом анализа и изучения.

В конце 1998 года под руководством О.А. Михайлова начала работу секция Центрального совета Российского общества историков-архивистов (далее – РОИА) «Электронные документы и архивы: проблемы и решения». Первые результаты работы этой секции [5, с. 51–53] во многом определили направления деятельности архивов, связанные с использованием современных информационно-коммуникационных технологий:

– оцифровка различных типов документов на традиционных носителях;

– создание электронного научно-справочного аппарата архивов на основе стандартов описания;

– использование оцифрованных архивных документов, в том числе подготовка виртуальных выставок;

– использование интернета для расширения возможностей доступа к архивным документам и архивным информационным ресурсам.

В этих условиях «электронный документ» как самостоятельный предмет научных исследований, как объект научного познания выступил на авансцену документоведения, архивоведения и других смежных научных дисциплин несколько позже – в самом конце 1990-х годов.

В первую очередь необходимо было определить, что же понимается под электронным документом, каков объем этого понятия и только после этого можно было перейти к его определению и изучению свойств, признаков и функций электронного документа. Очевидным было одно: электронный документ существует в информационной среде и именно особенности этой среды определяют особенности электронного документа. Именно с этой целью изучение электронных документов началось с попыток архивистов выделить различные их категории для архивного хранения, поэтому в первых работах, посвященных изучению электронных документов, часто звучат вопросы, связанные не столько с изучением понятия «электронный документ», сколько с их классификацией. Исследование вопросов классификации электронных документов было направлено на установление особенностей различных групп документов для организации работы с этими документами.

При классификации электронных документов основным является вопрос о выборе признаков классификации, которые в общем разделяются на содержательные и формальные. Содержательная классификация электронных документов практически не была предметом анализа, поскольку в содержательном, информационном аспекте разницы между электронными и традиционными документами не существовало. При классификации электронных документов преимущественное значение имели формальные признаки: разделение на подгруппы осуществлялось на основе способа документирования, особенностей носителя и других технологических аспектов. Опыт подобной классификации был достаточно широко применен ранее при построении различных классификаций машиночитаемых документов [6, с. 40–42], однако непосредственное его применение для классификации электронных документов оказалось невозможным ввиду принципиального изменения технологии документирования.

Г.З. Залаев предлагает выделить три группы электронных документов: 1) оцифрованные электронные документы, полученные в результате конверсии бумажных или технотронных документов в оцифрованную форму; 2) современные электронные документы, которые существуют только в цифровом виде, к которым автор относит web- и мультимедийные документы; 3) продукты безбумажных технологий – электронная почта, цифровые фотографии, «электронные газеты», документы «электронного офиса» [7, с. 60; 8, с. 258]. В данной классификации сложно выделить единый признак для объединения электронных документов в соответствующие группы, скорее она отражает основные направления развития информационных технологий, связанные с технологиями оцифровывания, записи и хранения информации на компактных носителях большой емкости и мультимедийными технологиями.

В.И. Тихонов связывал классификацию электронных документов с составляющими его компонентами – носителем информации, содержанием, контекстом и метаданными, полагая, что классификационные группировки на основе компонентов электронного документа помогают не только гибко применять их в работе архива, но и отражают информационную природу документа. Классификация электронных документов в соответствии с содержанием и контекстом практически ничем не отличается от классификации традиционных документов по этим основаниям. Классификация электронных документов в связи со спецификой носителя связана с разнообразием материала и способа записи и воспроизведения информации. Наибольший интерес вызывает предложенная В.И. Тихоновым классификация электронных документов в зависимости от «комбинации метаданных», под которыми он понимает технологические характеристики, необходимые для их визуализации. По этому основанию автор разделяет электронные документы на пять рангов в зависимости от типов данных, объединенных в одну или несколько структур и количества файлов одного или разных форматов. Несмотря на то, что данная классификация не получила последующего развития, она совершенно четко демонстрирует связь электронного документа с файловой системой организации информации в операционной системе персонального компьютера [9, с. 213–217].

В отличие от архивистов, которые рассматривали электронные документы главным образом через призму применения новых информационно-коммуникационных технологий в архивах, документоведы подошли к их изучению комплексно и системно, начав изучение электронного документа с вопроса о его сущности, свойствах и признаках.

В 1999 году ВНИИДАД проводит сразу две международных конференции – «Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив» и «Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе», основное внимание на которых уделено электронному документу.

Характеризуя особенности электронного документа, М.В. Ларин отталкивается от рассмотрения эволюции управленческого документа в целом, который с позиции документоведения рассматривается как материальный объект с зафиксированной на нем информацией с возможностью ее идентификации через реквизиты. Отсутствие жесткой привязки к носителю информации, возможность создания, воспроизведения и восприятия только с помощью соответствующих технических и программных средств и наличие своей физической и логической структуры, обусловленной способом размещения данных с помощью этих средств, определяют специфику электронных документов [1, с. 46–47].

Автор обращает внимание, что в отличие от машиночитаемого документа, который зачастую был документом на бумажном носителе, электронный документ предполагал именно безбумажные технологии работы с ним и рассматривался как документ, обладающий новыми, отличными от традиционных, характеристиками, однако так и не был определен в этом значении. Существующие на тот период времени определения электронного документа можно было объединить в три основные группы:

– электронный документ – машиночитаемый документ, документ на машинном носителе;

– электронный документ – особый тип документа;

– электронный документ – электронная форма документа.

При этом функционирование электронных документов без вывода их на бумагу выводит на первый план проблему придания им юридической силы, которая может подтверждаться электронной подписью. К обсуждению этих вопросов подключились также юристы.

Одним из первых изучением электронного документа как объекта правовых отношений занялся В.А. Копылов. Он сразу же обратил внимание на необходимость рассматривать электронный документ как материальный объект. Однако при этом необходимо учитывать особенность носителя электронного документа, к которому информация жестко не прикреплена, по которому она как бы скользит [10, с. 4]. Эта особенность порождает проблему обеспечения защиты от внесения изменений в электронный документ, особенно при необходимости обеспечения его юридической силы.

Наибольший вклад в развитие правовых решений, обеспечивающих применение электронных документов, внесла И.Л. Бачило. Она обращает внимание на то обстоятельство, что при определении документируемой информации опираться на материальный носитель такой информации недостаточно, поскольку документирование (создание документа) формализует информацию по цели ее применения, что предполагает наличие структурной, организационной формы представления информации независимо от вида носителя, поэтому для электронного документа важно выбрать его базовую организационную форму, например файл.

Так же, как и документоведы, И.Л. Бачило обращает внимание на значимость реквизитов для идентификации информации, ряд из которых должен быть адаптирован к электронным документам [11, с. 10–11]. Кроме того, по ее мнению, для установления правового режима электронных документов важное значение имеет их классификация по различным признакам. Не умаляя классификации по технологическим признакам, важным для обеспечения сохранности документов, она особое внимание обращает на необходимость применения критериев по роли документов в реализации управленческой функции соответствующих органов, должностных лиц, организаций, которая неразрывно связана с их делопроизводственным оформлением.

Положения, высказанные И.Л. Бачило относительно правовых проблем электронных документов, были поддержаны С.И. Семилетовым. В сложившейся практике административно-гражданского оборота в традиционном бумажном документе материальный носитель является важной основой документа, увязывающий его содержательную информацию и реквизиты в цельный единый документ как материальный объект, обеспечивает целостность документа. Поскольку главное отличие электронного документа от традиционного заключаются в том, что нет жесткой привязки документа к материальному носителю, программное обеспечение с помощью операционной системы компьютера формирует структуру электронного документа в виде электронных файлов различного типа. Данные таких файлов и несут содержательную информацию электронного документа [12, с. 151]. В правовом регулировании, по мнению автора, нуждается порядок применения традиционных бумажных и электронных документов, функционирующих параллельно, а также при постоянном преобразовании электронных документов в бумажные и наоборот.

Особенное внимание значению электронного документа в условиях его параллельного применения с бумажным уделила А.Н. Сокова. Рассматривая документирование с применением автоматизированной информационной системы, она констатирует сохранение традиционной формы документа, даже в условиях электронного документирования свидетельствующее о чрезвычайной устойчивости формы делового документа, его формуляра и реквизитов, что связано с первопричиной возникновения документа и удобством его использования человеком [13, с. 63].

Анализируя некоторые приведенные в государственных стандартах определения понятия «электронный документ», А.Н. Сокова наглядно демонстрирует, что электронный документ идентифицируется через носитель и способ записи [14, с. 6], вместе с тем за пределами определений остаются материальные, физические границы электронного документа. Не случайно вопрос о локализации документа в информационной системе и сегодня остается одним из самых актуальных при решении проблем учета и сохранности электронных документов в системе.

Проблема всестороннего изучения электронного документа как объекта документоведения и архивоведения, делопроизводства и архивного дела была поднята учеными ВНИИДАД в 1999 г. в рамках аналитического обзора «Архивоведческие и документоведческие проблемы электронных документов». Авторы исследования на основе обобщения отечественного и зарубежного опыта подвели некоторый итог по основным проблемам изучения электронного документа, которые сформировались к тому времени.

Обратившись в первую очередь к понятию «электронный документ», они предложили рабочее определение, которое учитывало современное понятие документа, а также специфику продуцирования электронных данных: электронный документ – это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При этом авторы, в противовес высказываемым положениям об отрыве информации от носителя, подчеркивали, что под электронным носителем понимается материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронно-вычислительной техники [15, с. 22].

Вторым аспектом авторы считают необходимым рассмотреть вопрос о составляющих электронного документа и предлагают выделить следующие его компоненты:

– содержание – информация, которая документируется;

– контекст – деловые, правовые, делопроизводственные, технические, архивные реквизиты, в которых фиксируются разнообразные моменты создания и жизни документа;

– метаданные – технологическая информация, необходимая программному обеспечению для управления данными и представления документа в удобном для человека (декодированном) виде;

– носитель информации [15, с. 24].

Среди этих компонентов особое внимание было уделено метаданным документам, как элементу, обусловленному физической организацией информации на электронном носителе. Понятие было полностью заимствовано из информационных технологий и на тот момент понималось исключительно как данные, включенные в состав компонентов электронного документа программным обеспечением.

Другим важным с точки зрения делопроизводства и архивного хранения вопросом стал вопрос о соотношении понятий «подлинник», «дубликат» и «копия» электронного документа. Авторы обзора справедливо отмечают, что рассмотрение данного вопроса возможно как с позиции информационной составляющей электронного документа, так и с позиции электронного документа как материального объекта. Характерно, что разработчики программного обеспечения часто рассматривают электронный документ с «информационной», а не с «объектной» точки зрения: для них главное, чтобы запись информации воспроизводилась, в том числе на разных носителях. Авторы обзора констатировали, что, несмотря на то что дискуссия о копийности электронных документов далека от своего завершения, для решения этой проблемы должны быть приняты организационно-методические решения, которые позволят идентифицировать, является электронный документ подлинником, дубликатом или копией [15, с. 33–34].

Наконец, был также поднят вопрос о юридической силе электронных документов, которая, по мнению авторов обзора, должна быть обеспечена не только надежностью носителя, а теми средствам и способами подтверждения аутентичности электронных документов, которым доверяют субъекты правовых отношений.

Все перечисленные аспекты изучения сущности электронного документа находят отражение в классификации этих документов, которая важна для проведения основных архивных работ.

Следует сказать, что авторы обзора не только предложили конкретные рабочие решения для наиболее важных проблем изучения электронных документов, но и наметили, очертили круг вопросов, которые вот уже на протяжении двух десятилетий не перестают привлекать внимание специалистов. В задачу авторов обзора входило проведение анализа основных нормативных и методических документов, изучение отечественной и зарубежной литературы для определение главных проблем работы с электронными документами на всех стадиях их жизненного цикла. Результаты этой работы должны были лечь в основу подготовки программы приоритетных исследований в области работы российских документоведов и архивистов с электронными документами [15, с. 148–149]. И такая программа была подготовлена.

В 2000 году ВНИИДАД разработал проект программы научных исследований и методических разработок по проблеме «Электронные документы». В обосновании ее актуальности именно для решения задач архивного хранения электронных документов было отмечено, что для архивной теории важно рассмотреть концепцию электронного документа, его достоверности и аутентичности. Все составляющие реквизиты документа должны быть проанализированы с современных позиций, и в первую очередь содержательная (интеллектуальная) и физическая составляющие документа. Также целесообразно проанализировать и обновить текущие архивные методики. По мнению авторов программы, ориентация только на технологии заводит архивистов в тупик, архивные требования должны базироваться на концепции электронного документа не как продукта технологий, а как средства сохранения документального отражения деятельности, в процессе которой был создан электронный документ [16, с. 9]. При разработке программы было отмечено, что важнейшей проблемой для решения вопросов экспертизы ценности электронных документов и архивных требований к составу их реквизитов является проблема типологии электронных документов, в том числе в документоведческом аспекте, с точки зрения состава, форматов, сферы применения, необходимых для ее воспроизведения устройств.

Таким образом, к началу XXI века в Российской Федерации были сформированы теоретические основы изучения электронного документа в делопроизводстве и архивном деле. Было сформулировано непротиворечивое для документоведения и архивоведения понятие электронного документа, предложено его рабочее определение, при разработке которого ученые исходили из того, электронный документ в первую очередь является документом, выполняет те же функции, обладает теми же признаками, что и традиционный документ, вне зависимости от типа носителя информации.

Вместе с тем было определено, что специфика носителя информации и способа документирования ставит на повестку дня проблему типологии электронных документов, решение которой было заложено в предложенных различными авторами вариантах классификации электронных документов, проблемы определения состава компонентов электронного документа, признания его юридической силы, копийности электронного документа.

Одновременно следует констатировать, что в этот же период в условиях складывания основ теории электронного документа сформировались и основные направления прикладных исследований в области использования электронных документов в делопроизводстве и архивном деле, эти направления носили относительно автономный характер, исходя из специфики этих двух сфер профессиональной деятельности, и были связаны с возможностями использования новых информационных технологий для решения задач их автоматизации.

Итоги столь масштабного изучения электронных документов, которое было предпринято российскими документоведами и архивистами в конце 1990-х годов, были подведены М.В. Лариным в монографии «Управление документацией в организации» [17, с. 87–102]. Еще раз обобщив приведенные в отечественной и зарубежной литературе понятия электронного документа, он, с одной стороны, отмечает его терминологическую неопределенность, а с другой – говорит, что стремление определить электронный документ через физико-технические особенности его носителя не являются продуктивными для документоведения. Электронный документ, обеспечивающий прежде всего функции и цели документа, целесообразно определить через родовое понятие «документ», поэтому вполне приемлемым является определение электронного документа, содержащееся в только что принятом тогда федеральном законе «Об электронной цифровой подписи», – документ, информация которого представлена в электронной цифровой форме [18].

В начале XXI века значительный импульс развитию знания об электронном документе придало изучение накопленного зарубежного опыта в сфере работы с электронной документацией, а также только что принятых международных стандартов в сфере управления документами, которые были ориентированы на реализацию данной функции с применением информационно-коммуникационных технологий.

Следует отметить, что зарубежный опыт работы с электронными документами был предметом внимания российских исследователей и в предшествующий период. С его использованием был подготовлен вышеупомянутый аналитический обзор ВНИИДАД 1999 года, он обсуждался на конференциях [19], ведущие российские профессиональные журналы в сфере архивного дела публиковали в переводе статьи наиболее авторитетных европейских и американских специалистов [20; 21], однако именно к началу нашего столетия практика применения электронного документа, а также электронной подписи нашли достаточно масштабное отражение в законодательстве стран Европы, Азии и Америки. Именно этот вопрос стал предметом диссертационного исследования Ю.М. Кукариной, что было особенно актуально в условиях подготовки и принятия в России в 2002 году первого закона «Об электронной цифровой подписи».

В ходе исследования автор отмечает отсутствие единообразия в терминологии, что связано с новизной и трудностями применения нового понятия «электронный документ», а также актуальность проблемы придания юридической силы электронному документу, которая на современном этапе решается с помощью электронной подписи. При этом она обращает внимание, что использование электронной подписи не соответствует традиционному собственноручному подписанию документа, не только с технологической, но и с функциональной стороны [22, с. 204–205]. К сожалению, этот аспект не нашел развития в дальнейших исследованиях специалистов в области управления документами.

Потребность обобщить опыт работы разных стран с документами в условиях применения современных информационно-коммуникационных технологий возникла и на международном уровне. В 1999 году на базе технического комитета 46 «Информация и документация» международной организации по стандартизации ИСО создается подкомитет 11 «Управление документами/архивами», который уже в 2001 году выпускает первый международный стандарт ISO 15489 «Управление документами». Несмотря на то, что понятие электронного документа в нем даже не было упомянуто, так же как и в последующих международных стандартах этой сферы, описание процессов работы с документами свидетельствовало о его однозначной ориентации на работу с документами в электронном виде. Издание этого стандарта послужило началом изучению электронного документа в прикладных аспектах его использования в российском делопроизводстве.

Одним из ключевых факторов, обеспечивающих управление электронными документами, является создание, наличие метаданных документа и управление ими в течение жизненного цикла документа. Российские исследователи документоведы и архивисты к этому понятию уже обращались, но лишь в контексте изучения структуры, компонентов электронного документа, о чем мы упоминали выше. В этот период метаданные впервые выступили как инструмент управления электронными документами в оперативных процессах работы с ними [23, с. 44].

Наиболее последовательно и полно вопрос о метаданных документов был изучен М.В. Лариным и О.И. Рысковым. Исследователи обратились к определению этого понятия и его роли в информационной структуре электронного документа как важной части контекстной информации. Для современной организации работы с документами было важно понять возможности применения метаданных не только для электронных, но и для бумажных документов, а также варианты и способы трансформации контекстной информации традиционного документа в электронном документе. Отдельно были рассмотрены различные стандарты метаданных как международные, так и отдельных зарубежных стран [24, с. 74–85]. Однако практика их применения до сих пор не нашла отражения в российском делопроизводстве и архивном деле.

Другим важным аспектом, который был рассмотрен в рамках данного исследования, является вопрос о форматах файлов электронных документов. Вопрос этот является одним из самых актуальных для работы с электронными документами. В предшествующий период он был лишь обозначен и отмечен в качестве самостоятельного направления изучения в уже упоминаемой нами выше перспективной программе научных исследований ВНИИДАД. Формат электронного документа является его базовой технической характеристикой. При их изучении авторы обычно констатируют разнообразие форматов для различных типов документов и оценивают отдельные форматы с точки зрения перспектив их применения для архивного хранения. Наиболее перспективными с этой точки зрения были признаны форматы PDF-A и XML, однако уже в тот период было очевидно, что ни в одном из современных форматов электронных документов их постоянное хранение невозможно [24, с. 86–93].

Работа М.В. Ларина и О.И. Рыскова «Электронные документы в управлении» была практически первой работой, в которой наиболее полно во взаимосвязи рассматривались различные и теоретические вопросы и практические аспекты работы с электронными документами в системе управления. Именно в ней был заложен подход к категорированию электронных документов, который позже был закреплен в работах М.В. Ларина. Анализ использования термина «электронный документ» в зарубежной и российской практике позволил ему отнести к электронным документам следующие категории информационных объектов:

– собственно электронные документы, жизненный цикл которых протекает только в электронной среде;

– электронные (цифровые) копии документов на бумажной основе и других носителях информации;

– базы данных (реестры, списки, кадастры и др.);

– веб-документы [25, с. 54].

К вопросу о форматах электронных документов на протяжении последнего десятилетия неоднократно обращались исследователи. Наиболее полно форматы электронных документов были рассмотрены в аналитическом обзоре, выполненном специалистами РГГУ в 2013 году. Авторы провели сравнение форматов документов разных типов по ряду показателей и характеристик, к числу которых относились наличие международного стандарта и бесплатного программного обеспечения, дата создания и последнего изменения, назначение формата и возможность полнотекстового поиска. В отличие от других исследований в области форматов электронных документов, которые были осуществлены главным образом на основе материалов разработчиков и носили в основном описательный характер, авторы обзора привели результаты экспериментальных исследований по конвертированию электронных документов из одного формата в другой [26, с. 40–44]. Однако целью этого эксперимента была не оценка аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов после их конвертирования из одного формата в другой, а всего лишь оценка изменения объема электронного документа в байтах, возможность его сжатия, для максимально компактного хранения в информационной системе. Такой традиционалистский подход к оценке пригодности форматов для архивного хранения с позиции занятого объема вряд ли является достаточным для архивного хранения электронных документов.

По мере накопления научного знания об электронном документе стали появляться публикации историографического характера, в которых авторы анализируют главным образом имеющиеся определения электронного документа на основе характеристики его свойств, признаков, особенностей носителя [27; 28, с. 192; 29; 30, с. 338]. Результатом таких исследований в ряде случаев являются собственные авторские определения электронного документа, что еще в большей степени поддерживает терминологическое многообразие.

Отдельным вопросом стало использование термина «электронный документ» в нормативных правовых актах Российской Федерации и других стран. Эта проблема была актуализирована после принятия федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [31] в 2006 году, значение которого для регулирования процессов документирования И.Л. Бачило оценила как нулевое, ввиду отсутствия терминов «документ» и «электронный документ», к которому приравнено «электронное сообщение», а также отсутствия правовых норм, в которых были бы определены формы носителя информации, содержание документа и его юридическая сила [32, с. 29–31].

Несмотря на то, что в 2010 году этот федеральный закон был дополнен термином «электронный документ» как документированной информацией, представленной в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах; это определение, как неоднократно отмечала в своих публикациях В.Ф. Янковая, должно определяться через ближайшее родовое понятие «документ», а не через понятие «документированная информация» [33, с. 7; 34, с. 24].

Кроме того, по мере внедрения информационных технологий понятие «электронный документ» стало использоваться во многих законодательных и отраслевых нормативных правовых актах. М.В. Ларин, рассмотрев ряд федеральных законов и других нормативных правовых актов, использующих понятие электронного документа, обнаружил в них правовую коллизию: термин «электронный документ» используется не в регламентированном законом «Об информации…» аспекте, а именно как информация, представленная в электронной форме, подписанная электронной подписью, т.е. подчеркивается обязательность электронной подписи. Статья 6 федерального закона «Об электронной подписи» говорит, что «информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». Однако в этой статье термин «электронный документ» не закреплен, но именно эта статья послужила основой для трактовки понятия «электронный документ» законодателем при регламентации государственных и муниципальных услуг и реализации процессов межведомственного электронного взаимодействия [35, с. 27–28].

Вопрос о применении термина «электронный документ» в нормативных правовых актах рассматривался также В.Ф. Янковой. Анализируя его определения в ряде нормативных правовых актов Российской Федерации, стран СНГ и Латвии, она обратила внимание на то обстоятельство, что используемые определения отражают не только современный уровень понимания природы электронного документа как информационного объекта, но и позволяют сформировать представление о структуре электронного документа. Последнее имеет прямое прикладное значение, особенно в тех случаях, когда речь идет об организации использования электронных документов, информационно-коммуникационном обмене электронными документами, а также об организации хранения электронных документов [36, с. 151].

Именно практическое применение электронных документов в сфере делопроизводства и архивного дела, связанное с ростом количества электронных документов, изначально созданных в электронном виде, развитием электронного безбумажного документооборота, совершенствованием систем управления документами, необходимостью обеспечения архивного хранения электронных документов заставляют исследователей вновь и вновь обращаться к основным теоретическим вопросам изучения электронного документа, связанных с определением его понятия, основных признаков, свойств и функций. Двадцатипятилетний опыт функционирования электронных документов привел не только к закреплению отдельных практик их использования и применения в законодательных и иных отраслевых нормативных правовых актов, но и к тому, что в современных условиях наиболее актуальной является проблема архивного хранения электронных документов, в том числе с постоянным сроком хранения. Именно поэтому вопросы изучения электронных документов требуют актуализации теоретического научного знания с учетом специфики их архивного хранения.

В первую очередь, речь идет о том, что для архивного хранения необходимо четко различать электронные документы, весь жизненный цикл которых проходит в электронном виде, и электронные документы в системах электронного документооборота, подлинники которых созданы на бумаге [37, с. 23]. Такие электронные документы будут рассматриваться как копии бумажных подлинников и, следовательно, не подлежат передаче на архивное хранение. На наличие такого разделения электронных документов в системе корпоративного электронного документооборота еще в 2004 году указывала М.П. Бобылева [38, с. 16], отмечая, что использование признака подлинности / копийности документа имеет важное значение для обеспечения юридически значимого документооборота.

Однако сегодня данный факт заставляет исследователей обратиться к вопросу об уточнении понятия «электронный документ», определяя его исключительно как документ, весь жизненный цикл которых проходит в электронном виде. Такой подход неизбежно порождает и включение в терминосистему и определение понятий «электронная копия документа» и «копия электронного документа» [34, с. 26]. Однако, с нашей точки зрения, вряд ли он окажется продуктивным, поскольку отражает в основном практику работы с документами в системах электронного документооборота и не учитывает возможность миграции и конвертации электронных документов: подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение предполагает их перевод в формат архивного хранения, что с точки зрения времени создания документов означает создание копии электронного документа. Тогда мы вынуждены будем констатировать, что архив комплектуется копиями электронных документов, однако этот подход порождает цепочку копий, что вряд ли может оказаться продуктивным для целей архивного хранения электронных документов.

Кроме того, следует учитывать возможность рассматривать данную проблему в контексте теории жизненного цикла документа, которая в информационно-коммуникационной среде трансформируется в сложный процесс, включающий несколько «вложенных» жизненных циклов документа, соответствующих информационным системам, в рамках которых осуществляется его функционирование [39, с. 90].

Возможно, речь должна идти о развитии теоретических вопросов, связанных с вопросами типологии электронных документов, изучении их характеристик аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования на всех этапах жизненного цикла, а также определении признаков классификации электронных документов, важных для обеспечения возможности их архивного хранения и использования. Отдельным вопросом является целесообразность определения понятия «архивный электронный документ» и его связь с понятиями «электронный документ» и «архивный документ».

Изучение электронного документа как объекта документоведения должно придать неизбежный импульс развитию документоведения, актуализировать вопросы не только его категориального аппарата, но и целесообразности документирования отдельных действий и процессов, закономерностей документообразования и реализации социальной функции документа в обществе [40, с. 9–10, 16].

Результаты исследований, посвященных теоретическим проблемам электронных документов, нашли свое отражение в методических разработках, которые призваны создать условия для практического решения задач в сфере создания электронных документов, управления ими в организации, обеспечить развитие электронного документооборота и дальнейшего архивного хранения электронных документов.

About the authors

Natalia Gennadiyevna Surovtseva

Author for correspondence.
Email: nataliyasurovceva@yandex.ru

candidate of historical sciences, associate professor of Electronic Records Management Systems Department

References

Supplementary files