Электронный журнал как технология работы с электронными документами

Полный текст

Обоснование. Стремительное развитие информационных технологий кардинально меняет различные сферы человеческой деятельности, в том числе документооборот. Переход от бумажных документов к электронным формам стал необходимым шагом для повышения эффективности работы организаций, оптимизации процессов и снижения затрат [1, с. 543]. Актуальность данной работы обусловлена необходимостью понимания технологий, связанных с электронными документами, а также выявления проблем и трудностей, возникающих при переходе на электронные системы регистрации.

Цель — определить требования к электронным журналам как технологии регистрации управленческих документов для обеспечения их надежности и безопасности.

Методы. Выявления и анализа документов, сравнительного анализа компьютерного программного обеспечения, графические, обобщения информации.

Результаты. При переходе на электронный документооборот регистрация, как один из основополагающих процессов управления документами, может осуществляться в журнальной и карточной формах.

Целесообразно для каждой группы регистрируемых документов (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, исходящие письма, входящие письма, служебные записки, складские, кассовые, банковские документы и т.п.) заводить свой электронный журнал. Каждый год начинают вести новый журнал — с № 1, так как по завершении делопроизводства по ним, как и остальные документы, журналы должны быть переданы на хранение.

Перед созданием журнала необходимо определиться с составом справочников к нему — классификаторы и перечни должностных лиц, корреспондентов, структурных подразделений, видов документов, номенклатура дел и др.

Состав столбцов журнала определяется видом регистрируемых в нем документов. Удобно сначала создавать общую таблицу с максимальным составом столбцов метаданных, а далее для каждого отдельного журнала просто скрывать столбцы, которые не будут заполняться. Наглядности и быстрому нахождению информации способствует использование функции выделения цветом столбцов, строк, ярлычков листов.

Специальный столбец может содержать ссылки на файлы электронных документов (текстовых или отсканированных).

Для ведения информационно-справочной работы используют функцию поиска по ключевым словам и разнообразные фильтры. Отобранные данные, как правило, возможно копировать, печатать, преобразовывать в диаграммы, формировать в сводную статистику.

Высокий уровень надежности и безопасности электронной регистрации создают:

–учет изменений в законодательстве и стандартах;

–соблюдение технических требований к надежным информационным системам (платформам);

–использование электронной подписи (простой или усиленной);

–автоматическая фиксация документов;

–защита от изменений, отслеживание статуса;

–контроль доступа, шифрование, аудит действий;

–оптимизация использования рабочего времени (за счет мгновенной передачи документов, сокращения и ускорения процессов, быстрого поиска документов);

–использование справочников.

Электронные журналы ведутся в различных компьютерных программах: текстовых и табличных редакторах, системах электронного документооборота [2, 3], универсальных и специализированных системах управления базами данных. Ряд особенностей имеет работа в облачных сервисах, браузерах, мобильных версиях программ.

Проведен сравнительный анализ процессов и функциональных возможностей для создания электронных журналов в компьютерных программах Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Sheets, Microsoft Access, Docsvision.

Определенные проблемы перехода на электронную регистрацию связаны с необходимостью адаптации процессов, обеспечения их юридической значимости, единства в понимании и признаваемых форматах электронных документов, разработки регламентов, инвестиций в программное обеспечение, обучение персонала и внедрение.

Выводы. Сравнение технологий создания и ведения электронных журналов, выявление требований к ним может служить основой для оптимизации документооборота в современных организациях. Переход на электронную регистрацию представляет собой не только технологическую, но и культурную трансформацию управления документами.

Об авторах

Никита Владимирович Пономарев

Автор, ответственный за переписку.
Email: h0kage.uchiha@yandex.ru

студент, группа ДК-322, факультет культурологии, социально-культурных и информационных технологий

Список литературы

Дополнительные файлы