СОВРЕМЕННЫЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Полный текст

Введение Большинству предприятий в кризисный период приходится закрывать набор новых сотрудников, а также проводить масштабные сокращения, поскольку экономически неблагоприятная ситуация не способствует развитию бизнеса. В то же время новые специалисты бывают необходимы именно в такие тяжелые моменты. Поэтому существует множество аспектов, призванных помочь предприятию сохранить предприятию накопленных специалистов, а также пополнить резервы новыми силами. Постановка задачи Целью проводимого исследования является изучение инструментов, способствующих улучшению процесса управления персоналом. Одним из них является оптимизация и пересмотр существующих процессов, с целью автоматизации и внедрения единого стандарта работы всех филиалов предприятия. Немаловажную роль играет квалификация самих специалистов кадрового администрирования - так как именно они отвечают за ключевые аспекты жизни предприятия: отбор специалистов, адаптацию сотрудников, ведение кадровых процессов, а также развитие и оценку деятельности каждого сотрудника на той или иной позиции. Эти аспекты в совокупности помогают добиться желаемых результатов, помогают в построении единого инструмента управления персоналом, а именно - HR-центра поддержки сотрудников предприятия. Рассмотрим средства оптимизации и автоматизации процесса кадрового администрирования. На сегодняшний день существует множество программ, которые специализируются на отдельных процессах управления персоналом. Существуют также программы, которые могут совместить в себе все этапы работы: от отбора персонала до оценки его деятельности внутри компании, что оптимизирует процесс взаимодействия. Их преимущества состоят в следующем: - автоматизация процессов исключает двойной ввод данных, что приводит к повышению эффективности; - достигается безопасность и конфиденциальность персональных данных; - унификация и автоматизация процессов предполагает снижение затрат. Система кадрового администрирования Fusion HCM В сентябре 2010 г. компания Oracle выпустила первую версию унифицированного программного обеспечения Fusion, представляющего единую платформу выпущенных ранее приложений: Peoplesoft, JDEdwards, Siebel с Oracle E-Business Suite и др. Приложение позволило объединить более сотни модулей из семи унаследованных систем, тем самым обеспечив для клиента плавный переход на новое приложение. Приложение Fusion Human Capital Management (НСМ) Oracle позволяет спроектировать глобальную систему данных HR по средствам унификации всех процессов в едином месте. Fusion НСМ представляет собой облачное решение, состоящее из модулей, легко адаптируемых под потребности конкретного бизнеса. Система сочетает широкий набор функциональных возможностей, позволяющий повысить производительность, увеличить эффективность бизнес-процессов и одновременно снизить затраты. По данным компании Sierra-Cedar за 2013-14 г.г. единая система Fusion позволяет повысить процесс анализа и обработки данных на 69%, тем самым сокращая время обработки запросов на треть. Внедрение облачного решения, по данным за 2014-15 г.г., занимает 9 мес., что на 6,3 мес. меньше чем внедрение on-premises систем. Рассмотрим основные модули Fusion НСМ: - Global Human Resource включает в себя процесс кадрового администрирования, направлен на выравнивание общих процессов управления персоналом, учитывая локальные потребности бизнеса. Отличается улучшенным прямым доступом сотрудника или менеджера вместе с простой и удобной системой навигации; - Workforce Аdministration включает информацию о временных данных сотрудника, позволяет показать, рассчитать и проанализировать часы затрат рабочего времени для правильного расчета заработной платы и оценки трудозатрат каждого сотрудника; - Talent Management: позволяет найти и выбрать наиболее «талантливые» ресурсы для работы бизнеса, оценить их работу, а также спланировать будущие перспективы развития сотрудника, включает всю необходимую отчетность для направления по подбору персонала; - Workforce rewards включает в себя процесс расчета заработной платы, компенсаций, бонусов и т.д.; - HCM for Midsize является решением для среднего бизнеса и совокупным инструментом для процесса кадрового администрирования, процесса подбора и оценки персонала. По данным 17 Ежегодного опроса PWC сегодня 16% международных CEO компаний имеют единую систему управления персоналом на облачных ресурсах и 45 % компаний планируют перейти на облачное решение поддержки процессов управления персоналом в ближайшее время. Необходимо учитывать, что автоматизация системы управления персонала - это только половина решения поставленной задачи, при этом важно понять, каким конкретным способом можно улучшить процесс работы. Для этого вводят ключевые показатели эффективности KPI - систему оценки, которая призвана помочь определить пути достижения стратегических и тактических (операционных) целей компании. Для управления персоналом таким показателями являются: - качество предоставляемых услуг; - время выполнения поставленных задач; - количество решенных вопросов; - уровень удовлетворенности сотрудников работой специалистов по персоналу. Рассмотрим основные подпроцессы более подробно. Администрирование кадровых процессов Для улучшения эффективности всего рабочего процесса, определим факторы, которые в большей степени помогают оценить работу специалистов кадрового администрирования. Качество документов. Этот KPI помогает выявить точность заполнения документов, а также оценить количество неправильных документов. Предполагается ежемесячный и годовой аудит в следующем виде: - оценка за месяц , в процентах; - годовая оценка , в процентах, где Qm - коэффициент качества заполнения данных за месяц соблюдения сроков; Nwd - количество документов с ошибками; NCD - количество проверенных документов; Qa - коэффициент качества заполнения данных за год; Nndm - количество новых и исправленных документов. Подлинность данных. Этот KPI основан именно на верификации самих данных, а не качестве их заполнения. Так же предполагается ежемесячный и годовой аудит. - оценка за месяц , в процентах; - годовая оценка , в процентах, где Qm - коэффициент подлинности заполненной информации в кадровых документах за месяц; Nwd - количество документов с ошибками; NCD - количество проверенных документов; Qa - коэффициент подлинности заполненной информации кадровых документов за год; Nndm - количество новых и исправленных документов. Соблюдение сроков. Этот KPI помогает оценить сроки выполнения тех или иных задач и запросов: - оценка за месяц , рабочих дней; - годовая оценка , рабочих дней, где Тm - коэффициент соблюдения сроков за месяц; Nwd - количество рабочих дней, затраченных на выполнение запроса; Nrq - количество запросов; Ta - коэффициент соблюдения сроков за год. Предполагается ежемесячный и годовой аудит. Предоставление аналитической отчетности Как важную функцию работы специалистов по управлению персоналом можно выделить предоставление отчетности. В данном случае для оценки работы используют KPI соблюдение сроков: - оценка за месяц , рабочих дней; - годовая оценка , рабочих дней, где Тm - коэффициент соблюдения сроков за месяц; Tactd - количество рабочих дней, затраченных на выполнение запроса; Tpd -плановое количество рабочих дней на выполнение вопроса; Nrp - количество запрошенных отчетов; Nrpm - количество запрошенных отчетов за месяц; Ta - коэффициент соблюдения сроков за год. По всей отчетности ведется учет, срочные запросы данным показателем не учитываются. Необходимо также рассмотреть KPI по количеству предоставляемых отчетов: - оценка за месяц , единиц; - годовая оценка , единиц, где Nm - коэффициент количества поступающих запросов за месяц; Nq -общее количество поступающих запросов; Ny - коэффициент количества поступающих запросов за год; Nt -количество дней в учетном периоде по производственному календарю. Предполагается ежемесячный и годовой аудит. Администрирование процесса подбора персонала Рассмотрим факторы, которые смогут оценить работу специалистов по подбору. Планирование интервью. Помогает оценить скорость работы специалиста по подбору. В расчет берется время с момента подачи заявления на данную вакансию, до назначения первого собеседования. Данный показатель учитывается только для первого этапа собеседования кандидата: - оценка за месяц , рабочие дни; - годовая оценка , рабочие дни, где Тm - коэффициент планирования интервью за месяц; Dfd - дата назначения первого интервью; Drq - дата поступления запроса; Nnwd - количество нерабочих дней; Nrq - количество запрошенных интервью; Nrqm - количество запрошенных интервью за месяц; Ta - коэффициент планирования интервью за год. Предполагается ежемесячный и годовой аудит. Обучение и развитие персонала Посещаемость тренингов по обучению. Показатель отражает, сколько сотрудников не приняло участие на запрошенном курсе обучения. Информация предоставляется тренерами после проведения обучения; срочные заявки и онлайн курсы не учитываются: - оценка за месяц , в процентах; - годовая оценка , в процентах, где Nabm - количество отсутствующих людей на тренингах за месяц; Nab - количество отсутствующих людей на тренинге; Nabm - количество отсутствующих людей на тренингах за год; Nt - количество тренингов. Предполагается ежемесячный и годовой аудит. Показатель прохождения тренингов. Учитываются все тренинги (статус окончено и в процессе), указанные в плане развития сотрудника. Также учитываются все типы обучения (онлайн-обучение, тренинг и т.д). Показатель показывает годовую оценку компании по прохождению обучения. Проведение ежемесячного и годового аудита предполагается: - оценка за месяц , в процентах; - годовая оценка , в процентах, где Qm - коэффициент прохождения тренингов за месяц; Nqt - количество завершенных тренингов за месяц; Nqty -количество завершенных тренингов за год; Nt -общее количество тренингов. Предоставление годового и месячного показателей помогает упорядочить работу внутренних процессов, отследить эффективность работы сотрудников как в течение года, так и по периодам в частных случаях. Пример расчета на основе данных по месяцам по направлению «предоставление аналитической отчетности» представлен в виде таблицы 1. Таблица 1. Расчет KPI по направлению «Предоставление аналитической отчетности» Показатель\Месяц Янв. Февр. Март Апр. Май Июнь Июль Авг. Сен. Окт. Нояб. Дек. Общее кол-во предоставленных отчетов 134 71 75 93 72 74 112 72 71 95 73 80 KPI соблюдение сроков 1,1 0,5 0,5 0,8 0,5 0,5 0,9 0,5 0,5 0,8 0,5 0,7 KPI количество обработанных отчетов 8,9 3,7 3,5 4,2 4 3,5 4,86 3,4 3,22 4,3 3,65 3,47 Из результатов видно, что годовой показатель эффективности Ny = 4,22. Если провести более детальный анализ полученных данных, можно сделать вывод, что в периоды закрытия квартала нагрузка на специалистов, существенно увеличивает время на подготовку отчета. Наиболее активным временем является начало года, так как вместе с закрытием квартальной отчетности происходит закрытие годового периода работы предприятия. Анализируя полученные результаты, можно скорректировать график предоставления отчетной документации, либо предусмотреть внедрение временных ресурсов на этапы наибольшей загрузки. Система KPI помогает обеспечить эффективность результата в рамках проектов диверсификации продукта, масштабирования бизнеса, повышения рыночной доли на порядок, выхода в регионы и др. Выводы Построение единого процесса, а также выравнивание работы всех направлений управления персоналом ведет к оптимизации и пересмотру существующих процессов, путем автоматизации и внедрения единого стандарта работы всех структур предприятия.

Об авторах

Евгения Павловна Лабанкова

Поволжский государственный университет телекоммуникаций и информатики

Email: e.labankova@mail.ru

Список литературы

Дополнительные файлы