THE ART OF PROCUREMENT MANAGEMENT

Full Text

Введение Закупки организации тесно связаны с работой каждого подразделения промышленного предприятия. Следовательно, на основе изучения алгоритмов и функций всей организации, включая слаженность работы коллектива, будет зависеть и положительный результат. Эффективность управления в современном мире зависит от своевременного, максимально корректного по содержанию и структуре движения потоков информации, с использованием автоматизированных систем управления. Актуальность данной тематики с каждым днем растет, так как вопрос эффективного ведения государственных закупок является одним из ключевых задач целевого использования средств, определяя прозрачность процедур, конкурентоспособность, учитывая антикоррупционные меры, и желание заказчиков уменьшить вероятность ошибки. Управление закупками - возможности и проблемы Управление закупками - это сложный сквозной бизнес-процесс, который начинается от сбора и изучения потребностей, а заканчивается анализом процесса проведенной закупки. Для того, чтобы минимизировать траты, недопонимание и прочие сложности в осуществлении закупок эффективно было бы разработать регламент закупочной деятельности под конкретную организацию. Учитывая разнообразие структур, стратегий управления, планирования и движения финансовых ресурсов промышленных предприятий необходимо разработать регламент закупочной деятельности для конкретной организации, так как в законе не прописан стандартный регламент. Как и в любой другой области, регламент является базовым документом, требования которого обязательны для применения и исполнения сотрудниками. С одной стороны, в Федеральном законе «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ и Федеральном законе «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ [1-2] достаточно подробно указано что делать и в какой последовательности, но с другой стороны многими организациями данная информация воспринимается сумбурно, сложно упорядочить действия, хотя, кажется что все элементарно. Как бы старательно не создавалась теория, работа на практике может обнаружить в ней расхождения и недочеты. Регулярное повышение квалификации, изучение практики контролирующих органов и работа над ошибками поможет сделать выводы для облегчения управления закупками в будущем. Здесь не может не играть одну из ключевых ролей - роль руководителя, являющийся генератором идей, мотивирующий сотрудников в постоянном повышении качества функционирования отдела. Руководитель должен быть лидером для своих сотрудников, поддерживать их рабочий энтузиазм, умело распределять нагрузку, не допускать паники в коллективе и помогать совершенствовать профессионализм [3]. Во-первых, стоит укрепить связи между сотрудниками отдела закупок и потенциальных инициаторов закупок из других подразделений. Ввести совместное обучение на регулярной основе, проведение промежуточных аттестаций и тренинги командообразования для сплочения коллектива. Для разработки первичного регламента необходимо выделить ряд вопросов, на основе которых и будет создаваться регламент. Этому может способствовать метод мозгового штурма, при котором сотрудники вправе высказать свою точку зрения на видение будущего формата деятельности. На основе стимулирования творческой активности можно повысить интерес сотрудника к тематике и использовать максимум потенциала. Представленные данные наглядно демонстрируют моменты, где требуется оптимизация, и что стоит учитывать при разработке будущего регламента. Во-вторых, в целях рационального распределения финансовых средств необходимо в каждой организации иметь четкое планирование финансово-хозяйственной деятельности. Осуществление закупок может рассматриваться в двух контекстах: - контекст предотвращения неприятностей. Этот контекст является наиболее распространенным, так как многие сотрудники начинают подавать заявки на покупку чего-либо для отдела только тогда, когда ситуация будет иметь критический характер. Количество будет на исходе, или неподходящее качество и доставка товара с опозданием. Все это значительно усложняет процесс проведения закупки, так как приходится в большой спешке согласовывать процедуру, делать документацию, что приводит к невнимательному изучению требуемого товара, анализа рынка, условий документации и проекта договора; - контекст потенциального вклада. В данном контексте нет места спешке, все тщательно планируется, исходя из целей организации, выбирается способ закупки, сравниваются цены, внимательно изучается каждый документ и учет статистики, что позволит не потратить дополнительных ресурсов и найти разумный подход к каждому действию. Но планирование [7] должно включать анализ, внимательный отбор потребностей, обоснование закупок и учитывать наличие запасов на складе во избежание лишних расходов, что невозможно осуществить без квалифицированных сотрудников. Предварительный сбор заявок от подразделений, ведение статистики потребностей способствует формированию общей заявки. Разделив на крупные допустимые группы потребностей, и осуществив конкурентные процедуры, можно ввести под контроль сроки поставки, вид товара и качество, а также сэкономить финансовые ресурсы организации больше, чем при закупке товара многочисленными договорами у единственного поставщика, которые формируются при первейшей же потребности. Используя современные информационные технологии с участием искусственного интеллекта, повышается прозрачность закупок, увеличивается скорость документооборота и согласования, облегчается контроль, который является обязательным действием при абсолютно любой деятельности успешной организации. В России уже существует ряд платформ, которые помогают развиваться компаниям, вводят программное обеспечение для организаций любого уровня с учетом систем информационной безопасности, собственной структуры управления и любых желаний заказчика. Программным обеспечением смогут пользоваться не только сотрудники отдела закупок, но также инициаторы из других подразделений и руководители. Также, немало важный фактор - это перевод практически всех закупок в электронную форму и возможность синхронизации внутреннего программного обеспечения с официальным сайтом государственных закупок [6] и электронными площадками для проведения торгов, что существенно экономит время сотрудников. Выводы Объектом управления качеством закупочной деятельности являются все этапы жизненного цикла закупки. Контроль каждого этапа процесса позволит активизировать деятельность отдела, повысить заинтересованность сотрудников и руководства. Комплексный подход в управлении закупками и восприятие деятельности как большого жизненного проекта, который затрагивает использование различных ресурсов, создающих благоприятную почву для совершенствования себя и своих подчиненных как профессиональной личности - это лучшее решение для успешного руководителя. А учет всех потребностей организации и воплощение их в реальность с минимальными затратами, без ущерба качеству поставляемого товара, оказываемых услуг и выполняемых работ с соблюдением всех нормативно-правовых документов - это настоящее искусство управления закупками.

About the authors

Ralina Ramilievna Garipova

Moscow State University of Technology «STANKIN»

Email: ralina.garipova2017@yandex.ru

Tatyana Vladimirovna Karlova

Institute for Design and Technological Informatics of RAS

Email: karlova-t@yandex.ru

References

Supplementary files