MECHANISMS FOR CONDUCTING INTERNAL AUDIT AT THE ENTERPRISE OF ROCKETO-COSMIC PURPOSE

Full Text

Введение Качество является основной характеристикой продукции, определяющей ее конкурентоспособность. За последнее время подход к обеспечению качества существенно изменился: если раньше внимание уделялось только отбраковке негодных единиц продукции, то сегодня все большее число предприятий особое внимание уделяет процессу непрерывного обеспечения качества, который начинается со стадии проектирования изделий. Предупредить дефект оказывается намного дешевле и эффективнее, чем работать над устранением последствий брака. Для развития экономики РФ важно, чтобы конкурентоспособные товары нашли свои рынки сбыта. А на них для подтверждения качества продукции производитель обязан предоставить подтверждение того, что его система менеджмента качества эффективна и результативна. Сделать это можно только с помощью сертификации. Актуальность этой проблемы обусловлена тем, что Россия вступила во Всемирную торговую организацию, а это значит, что производителям товаров приходится обращаться к органам по сертификации для подтверждения соответствия их системы менеджмента качества требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015 [2]. Рынок «космических услуг» не является исключением, а, наоборот, к изделиям предъявляются самые высокие требования, обусловленные сложностью их изготовления и большой стоимостью. В настоящее время для подобных организаций характерна монополия. Для каждого проекта отбирается только одно предприятие-исполнитель. И здесь важно помнить, что именно качество производимой продукции является основной причиной выбора исполнителя проекта. При этом неизменным остается значение контрольных мероприятий. Функция контроля в управлении позволяет определить насколько соответствует управляемая система предъявляемым требованиям. Одним из видов контрольных мероприятий в управлении качеством является аудит качества. Аудит качества применяется в мировой практике как средство получения объективных доказательств того, что установленные стандартами требования выполнены. В мировой практике уже накоплен достаточно большой опыт по проведению таких проверок, который был обобщен в стандарте ГОСТ Р ИСО 19011-2012 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества» [5]. Для каждой организации, претендующей на получение сертификата в обязательном порядке нужно разработать процедуру внутреннего аудита. Но, к сожалению, только двух этих документов для проведения проверки недостаточно, так как часто организации в описании процедур предоставляют лишь общие адаптированные положения стандартов. Однако необходимо помнить, что у каждого процесса и каждого проверяемого объекта есть свои особенности, учесть которые в общем случае невозможно. Поэтому необходимо разрабатывать и другие нормативные документы по качеству, регламентирующие порядок проведения процедуры только для определенного объекта аудита. Разработка методики в данном случае будет являться средством совершенствования системы внутреннего аудита. Обоснование объектов проведения внутреннего аудита СМК отдела менеджмента качества Аудиты (внутренние проверки) системы менеджмента качества (СМК) должны осуществляться как средство постоянного мониторинга и регулярного контроля с целью оценки соответствия СМК и процессов (процедур) СМК установленным требованиям, а также для получения информации, необходимой для обеспечения стабильности и эффективности функционирования СМК. При проведении внутренней проверки любого отдела, аудиторам необходимо знать, какие элементы подразделения должны проверяться. Иными словами, нужно определить и обосновать объекты аудита. Объект аудита - продукция или услуги, процесс или система менеджмента, подлежащие проверке. Объект аудиторской проверки отвечает на вопрос: какая конкретно деятельность или процесс системы менеджмента подвергается проверке [1]. Проверка соответствия документации СМК требованиям стандартов Работники подразделения СМК участвуют в разработке документации по качеству, проводят анализ поступающих в подразделение документов. Поэтому необходимо, чтобы персонал отделения владел требованиями к оформлению документов, знал структуру и содержание документов, с которыми приходится работать, а также требования к их хранению, анализу, учету и списанию. Особое внимание следует уделять записям по качеству, которые должны быть определены и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования СМК. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Должна быть разработана документированная процедура для определения средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей [4]. Это определяет необходимость проверки документации в ходе внутреннего аудита подразделения. Проверка соответствия функционирования процессов СМК требованиям, установленным в документах СМК и ГОСТ Р ИСО 9001-2015 Важно, чтобы все процессы, заявленные в положении о подразделении, выполнялись в соответствии с требованиями стандартов, регламентирующих их. Только это может гарантировать качество их выполнения. При анализе процессов подразделения в ходе аудита проверяются основные и вспомогательные процессы деятельности подразделения с помощью анализа предоставленных наглядных результатов процесса и отчетных документов по нему. Перечисленные объекты аудита указаны в ГОСТ Р 55568-2013 «Оценка соответствия. Порядок сертификации систем менеджмента качества и систем экологического менеджмента» [6]. Но, по нашему мнению, следует выделить и другие объекты проверки. Проверка процессов улучшения, выполненных по результатам предыдущих аудитов Необходимо проводить периодическую проверку выполнения корректирующих действий по несоответствиям, выявленным в ходе предыдущих аудитов, так как деятельность подразделения подлежит обязательной проверке при аудите третьей стороной, а также именно оно играет важную роль в управлении СМК компании. Для проведения анализа выполнения мероприятий по корректирующим (предупреждающим) действиям начальнику бюро целесообразно завести документ, в котором регистрируются установленные несоответствия, сроки их устранения и ответственные лица. При устранении несоответствия его можно было бы исключить из списка - тогда к моменту следующего аудита подразделения было бы видно, что еще не отработано, и кто из сотрудников отвечает за это. Проверка соответствия деятельности отдела СМК требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2015 При оценке с позиции независимой экспертизы деятельность отдела целесообразно разработать чек-листы, содержащие вопросы по разделам ГОСТ Р ИСО 9001-2015, заполняемые аудиторами. Анализ таких документов позволяет сделать выводы о состоянии и функционировании СМК, а также о том, какие потенциальные несоответствия могут быть выявлены при сертификации и какие мероприятия необходимо провести, чтобы их устранить. Есть ли несоответствия? Подготовка к аудиту на месте Проведение аудита на месте Составление отчета Организация проведения аудита Начало Анализ документов по качеству Анализ документов по процессам Анализ результатов предыдущих аудитов Источники информации Критерии аудита Свидетельства аудита Анализ данных Заключение по аудиту Есть ли замечания? Доработка отчета Регистрация результатов аудита Оформление дела о проверке Конец Разработка корректирующих мероприятий Устранение причин несоответствий Контроль устранения несоответствий Устранено ли несоответствие? Регистрация корректирующих действий Информация об устранении несоответствия Да Нет Да Да Нет Нет Оценка соответствия ГОСТ Р ИСО 9001-2015 Рисунок 1. Методика проведения внутреннего аудита отдела СМК Порядок проведения внутренней проверки отделения СМК Персонал отделения во главе с руководителем должен проводить внутренние аудиты (проверки) через определенные интервалы времени для того, чтобы установить, соответствует ли СМК запланированным мероприятиям, требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2015 и требованиям к СМК, разработанным организацией, а также внедрена ли результативно и поддерживается ли в рабочем состоянии. Это позволяет быть всегда готовым к сертификационному аудиту и инспекционному контролю, что позволяет исключить оперативные и ресурсозатратные подготовки при наступлении этих событий. Рассмотрим подробно детализацию этапов аудита и выбор методов сбора, обработки и анализа информации. Необходимо помнить, что именно с проверки подразделений, курирующих СМК организации, начинается аудит третьей стороной. Поэтому периодически внутренние проверки отдела СМК способствуют устранению несоответствий для предотвращения их отрицательных последствий и минимизации влияния на принятие решения при сертификации. Внутренний аудит представляет собой проверку выполнения подразделениями требований стандартов системы качества, относящихся к этим подразделениям. На рисунке 1 представлен алгоритм аудита СМК, отражающий этапы проверки, источники информации и порядок проведения аудита. Внутренний аудит включает проверку: - документов по качеству на соответствие предъявляемых стандартами требований к содержанию, изложению, понятности, оформлению, идентификации и обоснованию документа; - процессов деятельности отдела СМК на соответствие практических результатов деятельности запланированным и оценку их результативности; - корректирующих (предупреждающих) мероприятий на соответствие сроков и объёмов их исполнения; - соответствие деятельности отдела требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Дополнительные положения, которые можно внести в проверку Периодичность проведения планового аудита должна составлять не реже одного раза в год. Ответственным за организацию проведения внутреннего аудита является заместитель директора по обеспечению качества. Ответственным за проведение аудитов является Бюро организации и координации системы менеджмента качества. Годовой план внутренних аудитов разрабатывается отделом СМК и утверждается заместителем генерального директора по обеспечению качеством или сотрудником, занимающий аналогичную должность, не позднее 15 декабря предыдущего года. При планировании внутренних аудитов СМК предусматривается обязательная проверка каждого из подразделений, каждого из процессов и каждого из требований ИСО 9001-2015. Перед началом каждого аудита разрабатывается график аудита. График разрабатывается за две недели до даты проведения аудита. Для проведения внутренних аудитов из числа сотрудников отдела СМК назначаются ведущий аудитор, аудиторы и из числа сотрудников подразделения технические специалисты. Кандидатуры ведущего аудита и аудиторов определяются начальником отдела СМК. Назначение ведущего аудитора и аудиторов осуществляется заместителем генерального директора по обеспечению качеством или сотрудником, занимающий аналогичную должность. В приказе должен указываться срок назначения. Технические специалисты назначаются на каждый аудит по представлению ведущего аудитора и начальника отдела СМК. Назначение технических специалистов осуществляется в приказе о проведении внутреннего аудита. В процессе проведения аудита должна собираться информация, относящаяся к целям, области и критериям аудита. В настоящее время все большее внимание на предприятиях уделяется созданию и совершенствованию систем менеджмента качества. Организации стремятся расширять поле своей деятельности, ищут новые рынки, создают новые товары и услуги. Но только их качество сможет обеспечить компаниям узнаваемый бренд, хорошую бизнес-репутацию и прибыль. Вывод О качестве продукции или услуг можно судить только лишь по наличию объективных свидетельств соответствия предъявляемых требований, удовлетворяющих потребности потребителей. Гарантом качества являются полученные организациями сертификаты соответствия СМК определенным требованиям. Но если не производить периодический анализ СМК, то, как можно говорить о соответствии. Важную роль в этом играют внутренние аудиты качества, обеспечивающие руководство оперативной информацией, необходимой для принятия управленческих решений. Однако многие организации подходят к требованию стандартов серии ИСО 9000 о необходимости проведения внутренних аудитов лишь формально. Это можно объяснить отсутствием ресурсов, компетентности персонала, сложностью процесса, необходимостью адаптировать стандартные схемы проведения конкретным подразделения и другие причины.

About the authors

Anastasia Konstantinovna Ilyukhina

Moscow State University of Technology «STANKIN»

Email: anastasia.ilyckina@gmail.com

Aleksandr Yur’evich Bekmeshov

Institute for Design and Technological Informatics of RAS

Email: s_bekmeshov@mail.ru

References

Supplementary files