Approaches to the organization of information exchange of the federal bodies of executive power of the Russian Federation, carrying out the functions and powers of the founder of the subordinated organizations

Full Text

Основными функциями федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) Российской Федерации являются функции по принятию нормативных правовых актов, по контролю и надзору, по управлению государственным имуществом и по оказанию государственных услуг [1]. При этом эффективность реализации основных функций ФОИВов напрямую связана с оптимизацией и стандартизацией управленческих процессов, включая интеграцию участников в общее информационное пространство с оптимизацией информационного обмена. Информационный обмен подразумевает под собой обмен сведениями о лицах, предметах, фактах, событиях и процессах, независимо от формы их представления [2], независимо от организационно-правовых форм подведомственных организаций. По опыту практической деятельности ФОИВов информационный обмен может включать в себя обмен информацией в виде устных сообщений, телефонных или интернет переговоров, письменных сообщений (бумажные или электронные письма), в том числе отправляемых посредством систем электронного документооборота, а также структурированную информацию в виде приказов, распоряжений, документов. Рассмотрим подходы к организации информационного обмена на примере Министерства образования и науки Российской Федерации (Минобрнауки России). Рисунок 1. Общая схема информационного обмена Минобрнауки России На рисунке 1 представлена вертикальная схема информационного обмена в Минобрнауки России в общем виде, основанная на общей схеме структур холдингового типа [3]. Движение информации осуществляется в соответствии с распределением зон ответственности участников процесса. Документационные потоки являются составной частью информационных потоков. На практике основными типами документопотоков являются входящий, исходящий и внутренний. Обобщенная схема документопотоков представлена на рисунке 2. Необходимо отметить, что горизонтальная связь между подведомственными организациями Минобрнауки России носит несистематизированный характер. Однако новым законом об образовании вводится понятие сетевой формы реализации образовательных программ [4], при которой обеспечивается возможность освоения обучающимся образовательной программы с использованием ресурсов нескольких организаций, осуществляющих образовательную деятельность, в том числе иностранных, а также при необходимости с использованием ресурсов иных организаций. Таким образом, сетевая форма реализации образовательных программ будет способствовать развитию и систематизации информационного обмена между подведомственными организациями. Рисунок 2. Схема документопотоков Быстрое и повсеместное развитие и внедрение информационных технологий обеспечивает более эффективное использование информации. Переход на электронный документооборот может повысить эффективность информационного обмена, особенно в случае удаленного расположения подведомственных организаций Минобрнауки России. Следует учитывать, что при переходе к электронному документообороту необходимо внедрение цифровой электронной подписи [5] и обеспечение конфиденциальности информации [6].Необходимо решение вопросов оптимизации информационных потоков, в том числе содержащих конфиденциальную информацию. Минобрнауки России использует несколько информационных систем в своей работе с подведомственными организациями. Поэтому крайне важной выглядит задача правильной оптимизации и маршрутизации информационных потоков между его структурными подразделениями. Для эффективного управления необходима оптимизация информационного обмена, поскольку задачи отдельных подразделений зачастую пересекаются между собой при реализации различных проектов. Поэтому может возникнуть ситуация, при которой сотрудники одного подразделения не учитывают в своей работе проекты решений других подразделений, что может привести к нерациональному использованию ресурсов. Такая ситуация может сложиться из-за ряда субъективных и объективных факторов: · недоступность требуемой информации, которая может быть связана с конфиденциальностью запрашиваемой информации; · отсутствие или недостаточность информационного обмена между структурными подразделениями. Однако если предоставить сотрудникам полный доступ ко всем документам, можно столкнуться с другой проблемой - избыточностью информации и, соответственно, более трудным поиском необходимых для работы материалов. Еще одной проблемой является адресность информации. Не всегда отправленная информация оказывается информативной для подведомственной организации. Однако решение данной проблемы требует всестороннего изучения подведомственных организаций, которое позволит работать с адресной информацией. Решить данные проблемы можно при помощи единой системы информационного обмена между всеми подведомственными организациями Минобрнауки России, в том числе единого информационного пространства по внутреннему документообороту с возможностью полнотекстового поиска, а также путем структурирования и стандартизации запрашиваемой информации. При этом необходимо решить вопрос с возможностью предоставления доступа к конфиденциальной информации сотрудникам различных структурных подразделений внутри Минобрнауки России. В качестве одного из решений можно рассмотреть возможность перехода к внутренней информационно-аналитической системе, содержащей в себе описание всех имеющихся документов. Формирование такого банка данных позволит сотрудникам эффективнее ориентироваться во всем разнообразии имеющейся информации. Причем в банке данных для свободного просмотра необходимо сделать доступными не сами документы, а только их описание. Это позволит решить вопрос с доступом к конфиденциальной информации посредством обоснованных запросов в соответствующие подразделения. Создание единой системы информационного обмена между всеми подведомственными организациями Минобрнауки России и переход к электронному документообороту предполагает определенную последовательность ее внедрения, которая призвана обеспечить своевременную разработку и внедрение необходимого нормативного обеспечения, возможность унификации документооборота, обучение участников системы и др. Учитывая большую территориальную разобщенность участников системы, а также большое их количество, особое значение приобретает реализация «пилотного проекта» в одном или нескольких структурных подразделениях. Задачами пилотного проекта является выявление эффекта от внедрения и принятие решения о внедрении, выработка базиса для составления проекта реальной системы, составление полного плана работ по разработке и внедрению. Эффект от внедрения единой системы информационного обмена делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т.д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами, которые дает система: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний, большая информативность и оперативность и др. Однако переход к единой системе информационного обмена должен иметь наиболее важную отличительную черту от существующих и действующих систем электронного документооборота - не базироваться на пути построения бумажно-электронного документооборота, реализуя при этом крайне сложные и неэффективные конструкции. Однако невозможность отказа от «бумажной» основы, где электронная версия документа является только некой «подпоркой», автоматизирующей процесс, обусловлена следующими проблемами: · использование унаследованных структур построения систем вместо создания новых; · менталитет и привычность работы в существующих системах; · необходимость серьезной проработки вопросов разработки и внедрения, а также наличия ресурсов для этого; · не соответствующая современным тенденциям нормативно-правовая база и др. Вопросы нормативно-правовой базы связаны в первую очередь с пониманием пользователями определения «документ». Несмотря на то что документом является «материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения»[7], многие думают, что «документ - это информация, зафиксированная на материальном носителе», что влечет противостояние со стороны участников при внедрении электронных информационных систем. Положительные стороны от внедрения систем электронного документооборота можно увидеть на примере Астраханской области, где с 2008 года вводится единая СЭД для всех органов исполнительной власти. По данным компании-интегратора системы, в ней работают более 770 сотрудников из 30 органов исполнительной власти Астраханской области, 11 госучреждений и 13 муниципальных образований, что составляет более 50% от общего количества всех специалистов. Таким образом, общий уровень автоматизации позволил в 5 раз повысить исполняемость поручений за 4 года [8].

About the authors

Z. M Fedulova

Moscow State Industrial University

Email: msv41@mail.msiu.ru
+7 495 276-33-51

S. V Morozov

Moscow State Industrial University

Email: msv41@mail.msiu.ru
+7 495 276-33-51

I. E Samokhin

Moscow State Industrial University

Email: msv41@mail.msiu.ru
+7 495 276-33-51

References

Supplementary files