Информационное обеспечение контроллинга

Аннотация

В статье рассмотрены основные цели функционирования, создание системы и механизмов контроллинга на промышленном предприятии.

Полный текст

Основная цель функционирования системы контроллинга - это обеспечение комплексной поддержки информационных потребностей руководства компании для разработки оптимальных управленческих решений, контроля за их реализацией, достижения определенных результатов маркетинговой деятельности в соответствии с миссией компании. Информационное обеспечение контроллинга предоставляет руководству предприятия сведениями о текущем состоянии дел и создает возможность достоверного прогнозирования последствий изменений внешней или внутренней среды [1]. Создание системы и механизма контроллинга происходит в условиях необходимости формирования информационных потоков с учетом факторов внешней и внутренней среды для анализа рыночного участия компании и разработки проектов решений руководства в области повышения эффективности бизнес-процессов материального снабжения, выставочного бизнеса, организации сбыта готовой продукции, повышения финансовой устойчивости и сервиса обслуживания клиентов [2]. Решения этих задач позволит предприятию оптимизировать не только свои затраты, но и процесс управления в целом. Проанализировав содержание международных подходов к оценке финансового состояния компании, финансовые коэффициенты предложено разбить на группы, которые характеризуют различные специфические особенности функционирования предприятия[3]. Рассмотрим лишь основные коэффициенты и показатели и общие выводы на их основе. Для упорядочения рассмотрения и анализа финансовых коэффициентов и показателей их принято классифицировать на следующие группы [6, 10, 12, 13]. 1. Коэффициенты и показатели операционного анализа. 2. Коэффициенты и показатели анализа операционных издержек. 3. Коэффициенты и показатели процесса управления активами. 4. Показатели ликвидности. 5. Показатели рентабельности (прибыльности). 6. Показатели, характеризующие структуру капитала. 7. Показатели, отражающие процесс обслуживания долга. 8. Рыночные показатели и коэффициенты. Система внутреннего контроля состоит из пяти взаимосвязанных элементов [4]: 1) контрольная среда; 2) оценка риска; 3) меры реализации контроля; 4) информация и коммуникации и 5) мониторинг. По нашему мнению, наиболее емкое определение системы внутреннего контроля дала Краснова И.А. [5]. В соответствии с ним эта система определяется как система управленческой организационной структуры, процедур и методик, мер и мероприятий, которые утверждены и постоянно осуществляются руководящим составом предприятия, контрольными и исполнительными органами, должностными лицами и иными сотрудниками компании, и направлены на: · возрастание эффективности деятельности предприятия и его органов управления; · создание условий для сохранности активов компании; · нейтрализацию внутренних и внешних рисков; · обеспечение надежности и достоверности информации о предприятии; · выполнение требований законодательства и внутренних регламентов и документов организации. Эффективно управлять любым бизнесом в условиях глобализации и повышения интенсивности конкуренции возможно только если у руководства предприятия есть точная информация о затратах, позволяющая принять обоснованные управленческие решения как на стратегическом, так и на оперативном уровнях. Следовательно, применяемые в компании системы управления себестоимостью и учета затрат должны позволять достигать следующие цели: · точно измерять стоимость ресурсов, использованных при выполнении компанией хозяйственных операций; · выявлять, идентифицировать и устранять затраты, не влияющие на изменение величины покупательной способности продукции, не снижающие ее качества (под качеством следует понимать соответствие заявленных производителем функций и характеристик изделия желаемым (востребованным) потребителем); · определять эффективность всех значимых технологических операций, выполняемых в организации; · анализировать и осуществлять мероприятия, способствующие повышению эффективности финансово-хозяйственной деятельности организации. Контроллингу в качестве системы управления принадлежит особая роль в обеспечении длительного и стабильного функционирования организации и ее структурных подразделений. Базой указанной системы выступает сравнение фактических и плановых значений контролируемых показателей, основанное на планах бюджетирования и развития организации. В процессе развития системы управления в компании контроль и управление будут замещаться самоконтролем и самоуправлением в конкретной отдельной организационной единице. На базе системы контроллинга на предприятиях можно создать информационные системы поддержки принятия управленческих решений (как своего рода надстройку над используемыми в организациях системами оперативной информации). Целью этого является обеспечение информационной поддержки оперативных возможностей и условий для ведущих специалистов и руководства организаций в процессах принятия обоснованных управленческих решений, согласующихся с миссией компании, а также ее стратегическими и тактическими целями. Базой такой системы выступают: · предоставление информации и сведений сводного и аналитического характера, как из внутренних, так и из внешних источников для сопоставления планов, проведения финансовых и экономических оценок, формирования моделей и разработки прогнозов в бизнесе; · разработка систем различных экономических моделей (финансовых, информационных, математических и эвристических) управленческих процессов во взаимодействии с руководством компании. Поставленная проблема в концептуальном плане должна решаться на основе обеспечения доступа к сведениям и информации и формирования адаптивной системы бизнес-моделей. При этом следует обеспечить [7, 8]: · доступность данных внешних и внутренних источников информации, которые используют серийно производимые базы данных; · возможность управления информацией и сведениями в разнородных (много-платформенных) комплексах, что делает их открытыми и доступными; · хранение сведений и информации в унифицированных форматах, которые позволяют проводить дальнейший анализ, синтез и представление, в том числе модели «что..., если...»; · возможность анализа и синтеза экономической и финансовой информации, моделирования процессов, условий и состояний; · отображение информации в форме графиков, диаграмм, географических карт, которая интуитивно понятна и удобна для руководства организации в процессе выработки управленческих решений. Все это предполагает применение на регулярной основе методов мониторинга, прогнозирования, анализа и корректировки финансово-хозяйственной деятельности компании и ее структурных единиц, а также информации об условиях конкуренции и состоянии рынков. То есть необходимо сформировать единое информационное пространство. Основным отличием аналитической системы от оперативной системы обработки данных является требование обеспечения возможности обработки произвольных, нерегламентированных заранее запросов из различных источников, а не столько объем обрабатываемых сведений. Решить эти задачи невозможно без широкого применения автоматизированных информационных систем, отличительной чертой которых является оперативный доступ и систематизация как внешних, так и внутренних информационных источников, позволяющее сформировать единое информационное пространство на основе информационного, программного и технического обеспечения. Единое информационное пространство представляется совокупностью технических, программных, телекоммуникационных, методических и организационных средств, обеспечивающих оперативный доступ ко всем информационным ресурсам компании в пределах прав доступа и компетенции специалистов. Формирование интегрированной автоматизированной информационной системы должно производиться с учетом следующих факторов: времени, обеспеченности ресурсами, потенциального развития, преемственности [10]. Необходимо принимать в расчет действие фактора времени при эксплуатации автоматизированных информационных систем. Поскольку в современных условиях, когда отмечается высокая интенсивность глобализационных, интеграционных процессов, возрастающей конкуренции, эффективность финансово-хозяйственной деятельности экономических субъектов во многом определяется своевременностью и достоверностью информации, на основе которой принимаются управленческие решения. Таким образом, по сути, учет фактора времени - это стратегическая составляющая успеха современного бизнеса. Финансовые затраты на разработку и внедрение автоматизированной информационной системы должны обеспечивать достижения целей разработки и внедрения этой системы, наибольшую выгоду от разработки, оптимальность по отношению к другим вариантам реализации подобных проектов. Как правило, разрабатывается бизнес-план, в котором отражаются подробно вопросы обеспеченности различными ресурсами для реализации проекта. При формировании автоматизированной информационной системы важно предусмотреть и возможность ее потенциального развития, так как современная рыночная ситуация характеризуется частыми и резкими изменениями конъюнктуры, которые должны оперативно отражаться в автоматизированной информационной системе в результате расширения и модификации ее функциональных возможностей. При создании автоматизированной информационной системы преемственность в целях непрерывного анализа деловой информации. Важно также предусмотреть аспекты совместимости при переходе на новые вычислительные платформы, новые технологические и программные средства [6]. В настоящее время информация становится важным фактором предпринимательской деятельности, ее своевременность, достоверность и объективность во многом определяют результативность бизнеса. При этом информация, требуемая для оперативного принятия управленческих решений, рассеяна по множеству источников и мест хранения. Поэтому целью автоматизированной информационной системы является сбор, тематическое объединение и обработка информацию таким образом, чтобы обеспечить ускорение доступа к информации и предоставление ее в виде, удобном для интерпретации пользователем. В современных условиях компанию можно рассматривать как информационную систему, в которой сходятся четыре информационных потока: два внешних и два внутренних. Под внешней деловой средой понимают совокупность политических и экономических субъектов, которые функционируют за пределами организации, а также отношения, формирующиеся между ними и компанией. Под внутренней деловой средой понимают отношения в коллективе, которые определяют интенсивность и насыщенность коммуникационных информационных потоков, а также знания, формируемые в производстве. В соответствии современными оценками, контроллер в своей деятельности выполняет три информационные роли: · приемщик информации; · распространитель информации; · профессиональный представитель во внешнем мире. Эффективность работы службы контроллинга в существенной степени определяется тем, как контроллер выполнит свою информационную роль, профессионально организовав информационные потоки. Оперативная управленческая отчетность является важной составляющей управленческого учета. В основе организации оперативной управленческой отчетности должна быть следующие положения: · каждому пользователю следует предоставлять только ту информацию, которая ему необходима для выполнения своих руководящих функций; · с восходящей иерархией информация должна становиться более аналитической и агрегированной; · следует соблюдать на каждом уровне агрегации принцип постоянства методов и формул расчета аналогичных показателей. Для формирования оперативной управленческой отчетности каждым структурным подразделением компании должны быть разработаны конкретные показатели, в полной мере характеризующие его деятельность. Например, производственный отдел должен разработать сведения об объеме, номенклатуре и ассортименте производимой продукции (работ, услуг); кадровый отдел - сведения о персонале и т.д. Традиционно показатели оперативной управленческой отчетности классифицируются на следующие группы: натуральные, стоимостные, финансово-экономические показатели и показатели, характеризующие персонал. Выводы Показатели, предоставленные структурными подразделениями компании, следует анализировать и обрабатывать в кумулятивный вид. Оперативный управленческий отчет должен содержать плановые и фактические сведения, а также данные об отклонениях. Целесообразно реализовать несколько этапов для успешного формирования оперативного отчета Основной задачей на первом этапе формирования оперативного управленческого отчета выступает определение центров ответственности (центра прибыли и центра затрат), распределение по центрам ответственности работников и выявление схем взаимодействия между ними. Задача второго этапа составления оперативного управленческого отчета заключается в разработке системы показателей этой отчетности, описания аналитической размерности каждого показателя, указание периодичности и способа их расчета; отражения методики формирования и анализа оперативной управленческой отчетности. Третий этап формирования оперативного управленческого отчета предполагает создание регламентирующих документов: схемы и регламенты основных функций этого процесса, анализа и утверждения управленческой отчетности, графиков документооборота, рабочих инструкций.