ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЯХ

Полный текст

Информация - это сведения, сообщения, данные, определяющие уровень знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи. В управленческой деятельности информация необходима для анализа и принятия того или иного решения. На сегодняшний день информационный менеджмент - это, безусловно, важная сфера деятельности. Предметом деловой коммуникации являются события, проблемы и договоренности в бизнесе, рассматриваемые как широкая сфера деятельности, направленной на извлечение прибыли. Рассматривая управление предприятием, Р.Г. Мумладзе, И.Д. Афонин, А.И. Афонин и В.А. Смирнов считают, что «коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации, передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам, и институтам за её пределами» [7, 21]. Система управления становится основополагающей частью деловых коммуникаций, поскольку у предприятия существует видимая или невидимая связь с потребителем. Иными словами, система управления составляет внутреннюю коммуникацию между теми бизнес-процессами, которые непрерывно протекают на предприятии, а внешняя коммуникативная связь отражает взаимодействие предприятия с потребителем, а её результативность можно наблюдать через ответную реакцию потребителя в виде выручки от продаж (рис. 1). Виды деловой коммуникации предприятия в сочетании могут дать высокую результативность в практической деятельности при оптимальном управлении бизнес-процессами. Внутренняя коммуникация позволяет достичь взаимосвязи и взаимодействия всех бизнес-процессов через сотрудников, которые являются субъектами управления на каждом этапе деятельности предприятия. Таким образом, для таких процессов необходима организация структуры сбора, контроля входящей информации, ее распространения и анализа для прогноза ожиданий потенциальных и действующих клиентов, а также обеспечения всех бизнес - процессов необходимой информацией [6, 47]. В задачи информационных технологий в деловых коммуникациях входят: - создание информационной системы на предприятии на основе готовых решений или разработки собственных; - обеспечение информационных систем (далее - ИС) необходимым обслуживанием и перспективами дальнейшего развития; - создание структуры работы с информацией на предприятии; - эффективное пользование информационными системами; - управление человеческими ресурсами и капиталом в рамках процессов работы с информацией; - обеспечение защиты в рамках работы ИС [4]. Рис. 1. Виды деловой коммуникации на предприятии (Types of business communication at the enterprise) Управление информационными ресурсами компании предполагает организацию процессов сбора, хранения, поиска, анализа, обработки, структурирования, перемещения, преобразования, использования данных и опирается на быстро развивающиеся IT и средства коммуникаций. Поддержка перечисленных процессов требует создания «необходимых и достаточных условий институционального и инфраструктурного характера», то есть не только использования современных IT, но и построение новых бизнес-моделей для управления предприятиями и реализации мероприятий по обеспечению кибербезопасности и защите корпоративной информации [6, 28]. Одно из средств автоматизации IT-процессов - это «1С:ITIL», система, которая позволяет автоматизировать все основные ITSM-процессы. Существенным преимуществом системы является то, что это отечественное ПО, которое позволяет просто интегрироваться с другими учетными системами «1С». Несмотря на то что ITSM описывает подходы к оптимизации ИТ-деятельности, эти подходы можно применять абсолютно в любых других сферах. Возникает вопрос: как понять эффективность IT-процесса, как его измерить? Процесс, в свою очередь, обладает определенными характеристиками. Характеристики процесса: - измеримость - определенный, ценный результат - ориентация на заказчика - определенные триггеры, запускающие процесс. Использование информационных систем в виде CRM-приложений позволяет предприятию повысить устойчивость процессов сбыта продукции, генерируя эффективность стратегии инновационной модернизации посредством снижения таких негативных факторов внешней среды, как неопределенность взаимоотношений предприятия с потребителями [9, 29]. Web-сервисы, являясь системными программными инструментальными средствами, существенным образом влияют на эффективность модернизационной стратегии, что достигается за счет качественного информационного обеспечения реализуемых бизнес-процессов. Стратегия инновационной модернизации интегрирует различные виды деятельности, включая проектную, технологическую и организационную подготовку производства, в результате чего у предприятия формируется инновационная подсистема. Ее формирование начинается с появления элементов технологических инноваций (продукта и технологии), характеристики которых отвечают целям модернизации - выпуску продукции, качество которой обеспечивает конкурентоспособность предприятия в новых условиях деятельности. С целью повышения качества проектных разработок и сокращения сроков их выполнения предприятие интегрирует в свою деятельность системы автоматизированного проектирования. Они охватывают непосредственно процессы проектирования и процессы выполнения инженерных расчетов [6, 33]. В первом случае используется класс CAD-систем (Computer Aided Design), во втором применяются CAE-системы (Computer Aided Engineering). Для обеспечения эффективности стратегии инновационной модернизации необходимо придать ей комплексный характер. Это, в частности, предполагает изменение существующих на предприятии организационно-производственных структур. Создаваемые в рамках модернизационной стратегии организационно-производственные структуры должны соответствовать требованиям высокотехнологичного производства, поэтому для автоматизации технологических процессов предприятие ориентирует свою модернизационную стратегию на использование CAM-систем (Computer Aided Manufacturing) [1, 29]. В этом случае становится целесообразным применение производственных структур, сочетающих высокий уровень автоматизации и гибкости технологических процессов. Такими структурами могут стать, например, роботизированные комплексы. Механизм поддержки жизненного цикла технологических инноваций, создаваемых предприятием в рамках реализации модернизационной стратегии, ориентируясь на CALS-технологии, предполагает использование информационных технологий и различных информационных систем. Это могут быть системы, предназначенные для управления: - производственными процессами (Manufacturing Execution System - MES-системы); - процессами планирования потребностей в материалах (Material Requirements Planning - MRP-системы); - процессами интеграции в единую систему производственных, трудовых, финансовых ресурсов и активов (Enterprise Resource Planning - ERP-системы); - информацией о продукции (Product Data Management - PDM-системы); - взаимоотношениями с потребителями (Customer Relationship Management - CRM-системы) [1, 33]. Руководителю нужна информационно-управляющая система, предназначенная для сбора, обработки и выдачи информации, с целью принятия управленческих решений и контроля их выполнения. Основные платформы для коммуникаций: социальные сети, форумы, блоги, сервисы мгновенных сообщений. Наиболее популярные из них Facebook, Одноклассники, ВКонтакте, Instagram, WhatsApp. На сегодняшний день социальные сети выступают способом рекламы товаров и услуг и имеют наборы инструментов для рекламации. Автоматизированная система управления (АСУ) - комплекс аппаратных и программных средств, а также персонала, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия. АСУ применяются в различных отраслях. Термин «автоматизированная», в отличие от термина «автоматическая», подчеркивает сохранение за человеком-оператором некоторых функций либо наиболее общего, целеполагающего характера, либо не поддающихся автоматизации. АСУ с Системой поддержки принятия решений (СППР) являются основным инструментом повышения обоснованности управленческих решений. Одним из решений задачи по внедрению информационных технологий для оптимизации работы компании является «Delans» - комплексный программный продукт, разработанный на базе 1С: Управление небольшой фирмой под индивидуальные запросы компании. Программный комплекс автоматизирует весь цикл процесса доставки: от загрузки заказов в базу до анализа доставки. Функциональные возможности «Delans» приведены в таблице 1. Внедрение АСУ в компанию способствует решению задач: оптимизации работы курьеров, созданию и ведению клиентской базы, автоматизации процесса оформления заказов, ведению складского учёта, ведению бухгалтерского учета, управлению ассортиментом, управлению персоналом. Таким образом, применение информационных технологий в бизнесе помогает автоматизировать процессы на предприятии, что приводит к сокращению издержек, позволяет устранить человеческий фактор, который может приводить к искажению информации. Корпоративная почта - незаменимый помощник для бизнеса и лицо организации: она помогает привлекать клиентов, вести переписку с контрагентами и партнерами, моментально обмениваться важными документами, макетами и прочими файлами, гарантирует своевременное получение важной информации, выполняет функцию автоответчика [4; 6-8]. Таб. 1. Функциональные возможности «Delans» (Functionality "Delans") Автоматизация доставки - обработка заказов: присвоение статусов, загрузка и выгрузка перечня заказов из Excel и т.д. - распределение заказов на активных курьеров - гибкая настройка зон для работы курьера - отслеживание местоположения курьеров онлайн - автоматическое добавление цены доставки и дополнительных услуг в заказы Учет и статистика - интеграция с онлайн-кассами - ведение управленческого учета и взаиморасчетов с контрагентами - учёт возвратов и наложенных платежей - ведение учета по собственному складу (товары на ответственном хранении) и складу-партнёру - работа с другими учетными системами (API-интеграция) - сквозная аналитика CRM (управление взаимоотношениями с клиентами) - создание собственной базы контрагентов - ведение карточек клиентов: отслеживание взаимодействия от первого звонка до покупки - прослушивание телефонных разговоров - сохранение документов - выставление счетов в 1 клик - отправка писем на e-mail Корпоративная почта позволяет отделить личную переписку сотрудников от служебной, что позволяет минимизировать отвлекающие от работы моменты. Кроме того, корпоративная почта позволяет руководству компании контролировать переписку сотрудников и управлять потоками информации, снизить зависимость от человеческого фактора [2; 9]. При управлении информационными ресурсами компании важнейшими задачами на предприятии принято считать следующие: - управление информационными потребностями; - управление данными и процессами работы с ними; - управление информационным обслуживанием; - управление информационными системами; - управления IT-инфраструктурой предприятия и постоянный мониторинг ее состояния; - управление архитектурой предприятия и ее развитием; - управление IT-проектами. Основными задачами управления бизнесом становится получение данных о его состоянии в реальном времени и управление на их основе экономических процессов. Кроме того, чрезвычайно важно синхронизировать стратегические и операционные задачи бизнеса с развитием и текущей эксплуатацией ИС предприятия, а также построением архитектуры информационных систем в условиях постоянно изменяющегося ландшафта бизнес-процессов. Таким образом, от качества управления информационными ресурсами зависит реализация корпоративной стратегии, конкурентоспособность и финансовая состоятельность предприятия.

Об авторах

Ю. З Богданова

Государственный аграрный университет Северного Зауралья

Email: bogdanowa2907@mail.ru
Тюмень, Россия

Список литературы

Дополнительные файлы